Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.

plan de trabajo

Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.
Un mapa de procesos es una representación gráfica del proceso de trabajo, su objetivo es mostrar los proveedores, las entradas, secuencia de actividades, responsables, las salidas y los clientes de ese proceso.
El principal propósito de un mapa de procesos es el proporcionar a los responsables el conocimiento pleno de las actividades que realizan para hacer más eficiente a la organización de manera sistemática, permitiendo alinear sus actividades a los objetivos, misión, visión, políticas y valores de una organización.
El mapeo de procesos permite:
•    Describir de forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, y facilitar su compresión.
•    Visualizar el arreglo secuencial de las actividades incluyendo sus métricas asociadas.
•    Identificar las áreas de mejora de los procesos.
•    Facilitar el entrenamiento a los empleados.
•    Identificar las actividades que agregan valor a los procesos y sus salidas.
•    Mostrar de forma clara la interacción entre las áreas funcionales.
•    Ayudar a definir las funciones y responsabilidades de los responsables de los procesos.
•    Identificar los puntos de control y medición de un proceso para la evaluación de su desempeño.
•    Proporcionar información para la documentación de los procesos.
•    Proteger y controlar el acervo intelectual de la empresa.
Para poder elaborar un mapa de procesos recomendamos realizar las siguientes actividades:
•    Identificar la situación actual. Obtener información cuantitativa y cualitativa sobre los procesos actuales, en todas sus dimensiones. Todo lo que se puede definir, repetir, predecir y mejorar es un proceso.
•    Clasificar procesos. De acuerdo a su contribución con el logro de la misión podrían ser procesos clave, estratégicos y de apoyo.
•    Realizar mapeo de procesos de acuerdo al nivel de detalle que sea conveniente. Los mapas de procesos pueden ser creados en niveles de diagramación como:

Nivel 0: Modelo estratégico o del negocio, integra los grandes procesos (macro procesos) que incluye el alcance del proyecto.
Nivel 1: Modelo de procesos de negocio, representa procesos integrados en los grandes procesos de nivel 0.
Nivel 2: Modelo de procesos específicos, es en donde se detalla por actividad cada proceso de nivel 1.
Nivel 3: Modelo de subprocesos, comprende el conjunto de acciones que nos lleva a realizar una actividad.
Nivel 4: Modelo de actividades, describe los pasos para ejecutar cada acción.

•    Diagramación y documentación de los procesos individuales. Se identifica el tipo de simbología que la organización debe utilizar para esquematizar las actividades y elementos inmersos en sus procesos, aquí se debe definir si se requiere de fichas de procesos, manuales, procedimientos, ayudas visuales e instructivos de trabajo. Es importante desarrollar formatos apropiados para su documentación, esto asegura que un proceso pueda ser claro.
Los procesos representan una fuente de información para la toma de decisiones en nuestra organización. Actualmente, los mapas de procesos tienen diversas aplicaciones y persiguen diversos objetivos como la mejora de procesos y su uso para auditorías, el mapa de procesos es una excelente opción que marca el punto de partida de la mejora continua en una organización.

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Genera campañas de e-mail marketing exitosas

Después carterodel auge de las Redes Sociales y Ads, las campañas de email marketing son uno de los elementos principales en cualquier estrategia de marketing, sea Business-to-Business o Business-to-Consumer. Este tipo de campañas es medible, personalizable, directo, de acceso fácil y económico.

Un e-mail enfocado correctamente logrará más allá del objetivo, comunica y construye relaciones con los clientes potenciales, ayuda a recolectar datos relevantes y a aumentar el retorno de inversión en marketing. El reto es, evitar que los destinatarios eliminen un correo sin leerlo, o lo abran pero no lo lean.

 

Para construir, ejecutar y lograr una campaña de e-mail marketing eficaz, te dejamos 8 tips para ir por el buen camino y generar campañas de e-mail con éxito:

  • Segmenta por gustos, edad, actividades, profesión, intereses, ubicación. Una base segmentada te permite generar campañas enfocadas y relevantes para los destinatarios, además existe mayor probabilidad de hacer el click buscado con tu audiencia.
  • Genera diálogos, entrega valor a los receptores del e-mail. Incluye preguntas, botones para compartir en redes sociales, descargas, datos de coyuntura, artículos de interés, invitaciones a eventos.
  • Ensayo y error, examina minuciosamente el contenido. Antes de hacer un envío a toda tu base envía una prueba a ti mismo, revisa redacción, errores ortográficos y de sintaxis, verifica que todos los enlaces funcionen correctamente y de ser necesario, pide otra revisión a una persona no involucrada en la creación de la pieza.
  • Descarta la autopromoción. Evita enviar miles de mensajes de autopromoción, lo único que lograrás es que tus contactos se den de baja o eliminen directamente el e-mail que les envíes.
  • Saca provecho del historial de reportes. Las herramientas para envíos masivos generan un reporte que se actualiza en tiempo real, verifica resultados 24 o 48 horas después de haber enviado una pieza y presta atención a los contactos que no recibieron tu e-mail, razones para no ser entregado pueden ser Spam, Correo con error /no existente, Correo saturado.
  • Limpia la base. Separa de la base todos aquellos contactos con correos erróneos o no existentes, aprovecha y actualiza los datos. Es recomendable trabajar con una base de datos con una actualización de máximo un año.
  • Enfócate en el mensaje. Trabaja bajo un objetivo de campaña y personaliza cada pieza de correo o esfuerzo de marketing bajo esta línea. No generes piezas individuales con mensajes y objetivos diferentes, se olvidan.

Algunas soluciones, y de las más usadas, para e-mail marketing son; emailbrain, mailchimp, ylmp, entre otras. Incluyendo los puntos antes mencionados, es importante que diseñes campañas y no e-mails por separado, las campañas unifican esfuerzos para reforzar tu mensaje.

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Trabaja bajo un enfoque en procesos sin perecer en el intento

estrategia

Como ya lo habíamos comentado, el identificar, documentar, adaptar y optimizar los procesos de la organización permite conocer a la empresa desde la raíz, proporciona una visión desde los macro procesos, procesos, actividades, acciones o tareas, y todos contribuyen al éxito de la organización.

El enfoque a los procesos es una herramienta muy poderosa, permite hacer un cambio en cualquier nivel de la organización, las acciones a tomar involucrarán a todos los procesos y recursos, así se genera una mejora en cadena enfocándonos en las actividades que producen resultados. Esto implica identificar los diferentes procesos que interactúan para lograr un resultado y hacer que el trabajo y las interfaces entre los diferentes procesos fluyan en forma ágil y con la calidad requerida.

Para poder trabajar bajo el enfoque a los procesos de manera efectiva y sin perecer en el intento, se sugiere observar las siguientes actividades:

• Identificar y determinar los procesos de la organización.

•Obtener y diagramar toda la información cuantitativa y cualitativa de los procesos, en un Mapa de Procesos.

• Analizar y diseñar procesos capaces de lograr los objetivos de desempeño.

• Documentar e implantar los procesos.

• Medir el desempeño de los procesos.

• Determinar la madurez de los procesos.

• Identificar los elementos que deben de ser modificados en todos los procesos.

• Ejecutar e implantar las modificaciones y optimización de los procesos.

El enfoque a los procesos nos permite innovar sistemas y estructuras administrativas; requiere dedicación, responsabilidad y trabajo en equipo, un enfoque constante en la mejora continua.

El enfoque basado en los procesos no funciona si utilizamos como principal directriz el enfoque basado en los resultados, los resultados sean positivos o negativos solo pueden visualizarse al final, estamos perdiendo de vista el generador de este resultado. El enfoque a los resultados solo nos permite ver síntomas pero no la causa de la enfermedad que aqueja a nuestra organización.

Existen organizaciones que debido a su cultura pueden adaptar este enfoque de manera natural y muy fluida, existen otras en las que resulta una lucha muy larga; se recomienda que se tome como una estrategia que emane de la dirección, buscar compromiso y participación activa de todos los dueños de los procesos, ser paciente y trabajar muy duro para lograrlo.

Si la empresa en la que trabajas o diriges se presentan problemas y resultados negativos, tu tarea deberá ser centrarte en los procesos que están originando ese resultado y así encontrarás alternativas de solución que te ayudarán a generar la mejora de la situación actual, enfócate en el proceso.

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Implementa un enfoque basado en procesos, conoce sus ventajas

A través de los años las empresas han experimentado cambios,  las nuevas formas de hacer negocios que se fueron implementando, generaron que la administración se adecuara.
Esos cambios ayudaron al crecimiento de las organizaciones, promoviendo el  incremento de controles, creación de niveles administrativos innecesarios, complejidad y diversidad de los productos, y el enfoque en la especialización funcional; desafortunadamente las empresas que implementaron esas estrategias perdían de vista algo fundamental: los procesos.

Procesos
Cada vez son más las empresas que enfocan sus necesidades de cambio con una visión global que integra: procesos, estructuras, tecnología, recurso humano y cultura. Los procesos definen las funciones principales que se llevarán a cabo en la empresa dentro de un orden lógico y  preciso en el que la organización operará, sin duda deben ser una prioridad. Toda organización debería identificar, documentar, adaptar y optimizar sus procesos, de ellos depende que la organización tenga la capacidad de responder de forma dinámica y certera a los factores internos y externos.
Es muy importante que desde su inicio las organizaciones tengan bien definidos elementos como: misión, visión y objetivos, de ellos se pueden establecer todos los procesos clave, las interacciones y funciones necesarias para que las empresas operen de manera eficiente. Aún cuando la empresa ya lleve operando años y funcione “bien”, es importante que identifique y transforme sus procesos de negocio, esto le dará a la organización el impulso que necesita para integrar la mejora continua.
La norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario en el elemento normativo 2.4 hace referencia al enfoque basado en los procesos de indicando que  las organizaciones que operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan entre sí, ya que lo anterior, permitirá visualizar que el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, y esta es la clave que permite que una organización funcione, ningún proceso puede operar de manera aislada porque forma parte de un todo, por lo que, el gestionar una organización bajo el enfoque basado en los procesos significa identificar y gestionar sistemáticamente los procesos empleados en la empresa y en particular las interacciones entre ellos.
Los procesos fungen como engranes de esa gran maquinaria llamada empresa. De acuerdo a mi experiencia les puedo compartir algunas de las ventajas que he identificado al trabajar con una organización enfocada en procesos:
•    Disminución en los tiempos de ciclo de los procesos, el proceso es menos costoso y más eficiente aún cuando vivimos en la era de urgencias.

•    Mejora la calidad de la salida del producto, por lo que podemos asegurar que cumple con los requisitos establecidos para su uso.
•    Incrementa la flexibilidad y adaptación de la organización a cualquier cambio que se presente impulsado por un factor interno o externo.
•    Mejora la consistencia en los resultados de los procesos al enseñar a los usuarios su interacción con las demás áreas y procesos, por lo que se sensibilizan de su importancia en la organización y trabajan de manera integrada para cumplir los objetivos establecidos.
•    Reduce los conflictos entre las áreas y ayuda a que las actividades se den de manera organizada, evitando la fuga y duplicidad de funciones.
•    Promueve entre los miembros de las áreas la retroalimentación constante para evitar el efecto “bola de nieve” en los problemas que se presenten.
•    Mejora el proceso de adaptación de los nuevos candidatos en la organización.
•    Ayuda a generar la base de conocimientos de la empresa.
•    Ayuda a que se puedan visualizar mejor las estrategias de cambio y sus efectos en toda la organización para garantizar su éxito.
•    Reduce la posibilidad de error en cualquier elemento del sistema.
Las ventajas del enfoque a los procesos se ven reflejadas en todas las áreas de la empresa, por ello no debemos perder de vista que el pensar en procesos es una excelente opción si queremos hacer más eficiente y competitiva a nuestra organización.

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E-Learning, su impacto en el ámbito laboral

Tomando como referencia la raíz de la palabra, e-learning se traduce como “aprendizaje electrónico”, y como tal, en su concepto más amplio comprende cualquier actividad educativa que utilice medios electrónicos para realizar todo o parte del proceso formativo.

El e-learning es un tipo de enseñanza a distancia, interactivo y flexible, que se desarrolla a través de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, explotando la generosidad del internet, esto es, que podemos adquirir y desarrollar nuevos conocimientos por medio de una interacción no presencial.


El sistema de enseñanza tradicional es incapaz de responder a las nuevas necesidades de la sociedad imponiendo barreras que dificultan el aprendizaje. Desde mi punto de vista, las tres barreras más relevantes son:

  • Problemas geográficos: Las personas residentes en áreas alejadas de centros educativos ven disminuidas sus posibilidades de acceso a la educación. De la misma manera, en urbes densamente pobladas existen personas que quieren seguir aprendiendo, pero el lugar físico donde se imparte esa enseñanza supone una lejanía que exige combinar diversos medios de transporte,     que impacta al igual de forma económica. También hay que tener en cuenta los trabajadores que son desplazados por sus empresas a diferentes lugares geográficos, lo que impide una continuidad en sus estudios; o a las personas con capacidades diferentes que pueden tener problemas a la hora de desplazarse al centro de enseñanza.
  • Problemas de tiempo: La enseñanza tradicional requiere establecer un horario en el que se reúnan profesores y alumnos. Sin embargo son muchas las personas que no pueden acudir al centro de enseñanza en ese horario, y cuando disponen de tiempo el centro de enseñanza puede no impartir docencia.
  • Problemas de demanda: Resulta complicado crear e impartir cursos formativos cuando la demanda local no justifica el esfuerzo ni la inversión. Las acciones formativas dirigidas a pequeñas poblaciones encuentran difícilmente justificación, por escaso número de alumnos potenciales, aunque tengan una gran necesidad de formarse o reciclarse en determinadas materias.

Hablando particularmente de empresas, es primordial que los empleados estén lo mejor capacitados para desarrollar sus funciones con eficiencia y eficacia, que adquieran nuevas habilidades y conocimientos para el crecimiento de la corporación; empleados que presentan sin lugar a dudas problemas de tiempo y geográficos en la mayoría de los casos.

En este sentido, el e-learning se ha presentado como una solución a la problemática anterior. El empleado puede aprender mientras trabaja, beneficiándose tanto la empresa como el colaborador. A su vez, la demanda de cursos especializados crece día a día. Las empresas invierten en la capacitación de su personal, en lugar de contratar especialistas de área que generan egresos importantes para la empresa.

De esta forma, la necesidad de las empresas de llevar a cabo una especialización profesional a través de programas de gran flexibilidad y adaptabilidad sitúan al e-learning en la rampa despegue hacia su consolidación, y lo conforman como una de las principales modalidades formativas del nuevo siglo.
Las nuevas tecnologías de e-Learning buscan lograr lo que se conoce como “Apoyo al desempeño”, esto significa aprender mientras estás realizando tu trabajo, y son una manera rápida y práctica de para que el usuario de estas herramientas sea autor su propio conocimiento.

Y esta premisa es la que buscamos fomentar desde SquirrelPlanner, herramientas que permitan a cualquiera desempeñar actividades para las que no han recibido capacitación formal, mediante píldoras de conocimiento. Pequeños videos, documentos, o instrucciones, que empoderan al trabajador para hacer cosas nuevas, dando a los gerentes de área posibilidad de contar con equipos más versátiles.

Por todo ello, podemos concluir que el e-learning se está perfilando como una nueva modalidad de formación, que permite el desarrollo de profesionales cuyo estilo de vida les impiden asistir a escuelas de enseñanza tradicional.

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5 lecciones que aprende Squirrel Planner dentro del Founder Institute

Ha parecido un largo tiempo desde que Squirrel Planner ingreso en el programa del Founder Institute, pero solo han sido en verdad poquito más de 4 meses.
Founder Institute es una de las aceleradoras más grandes a nivel global, su programa empuja a los emprendedores a esos primeros pasos que no se atreven a dar. El programa permite identificar errores durante la creación del modelo de negocio y brincar de la idea al Startup en semanas.

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Después de esta gran experiencia, podemos identificar cinco lecciones clave para la creación de un Startup:

1) Entender tu idea y transmitirla.
Si no te encuentras seguro al explicar tu modelo de negocio, es muy probable que no lo tengas definido y los expectadores no lo entiendan. Las ideas de negocio siempre necesitan ajustes; entiéndela, resume y despues comunícala.

2) En bici llegas más rápido.
Héctor Sepulveda recomienda no construir cohetes; suena genial construir un cohete, pero tan complejo que puedes tardar años en construir cada parte. Mejor arma bicicletas, después mejórala y conviértela en cohete. Operar cuanto antes con un producto sencillo te traerá ventajas y experiencia.

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3) Vuélvete el rey del charco.
Para ingresar a un mercado saturado, analiza a la competencia, identifica un nicho de negocio y ve parte por parte. Domina tu charco, crece a un estanque, riachuelo, río y por último el mar. Puedes consultar a Chris Anderson en su Long Tail o investiga la historia de Amazon, un par de ejemplos para dominar tu charco.


4) Siempre platica tu idea.
A mucha gente le asusta esto, porque les da miedo que la misma idea sea robada. En la gran mayoría de las veces platicar tu idea puede conectarte con gente que pudiese apoyarte a hacerla realidad, por lo que es bueno que siempre lleves elementos que permitan hacer networking sobre la misma. Como pueden ser tener tu pitch de memoria para platicarse en 1, 3, 5, o 10 minutos. Tarjetas de presentación con acceso a tu página, una usb con tu presentación de powerpoint. Nunca sabes si mañana en un café podrías toparte a un futuro socio o inversionista.

5) Entre ser terco o increíblemente estúpido.
Habrá mucha gente a la que no le guste tu idea, habrá muchos que les fascine, realmente a quien debe encantarle es a tus clientes, y tienes que saber definir cuándo debes dejar de defender lo indefendible. Y para esto siempre habrá herramientas como encuestas, cartas de intención, registros con adwords, y venta de tu producto en fase temprana que pueden funcionar como termómetro. En breve aprender a dejar ir, y concentrarse en lo factible.


Son muchas más las cosas que le deja el Founder Institute a Squirrel Planner, entre estas conexiones con asesores y posibles inversionistas.
El haber entrado al programa Startup México en el que nuestra propuesta fue seleccionada para incubarse y empezar una siguiente aventura.

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Y ni que decir de conocer gente similar a ti, con ganas de inventar cosas nuevas y de marcar una diferencia. A todos nuestros compañeros del Founder Institute, mentores, asesores, sin duda les debemos haber llevado nuestra idea a otro nivel, haber salido de ese bache, y darnos confianza para ir a librar más retos.
El cambio es radical, antes era sólo una idea cohete, hoy somos un equipo de 5 personas con una idea “bicicleta”, con una estrategia de desarrollo, con un registro como SAPI, y con un primer concurso ganado en Startup México, esto se traduce en confianza de que llevaremos nuestro producto a otro nuevo nivel próximamente.
Aprovechamos para agradecer a toda esta comunidad, así como a aquellas personas que han seguido nuestro avance aportándonos ideas y comentarios en nuestro newsletter semanal.
¡¡¡Gracias a todos!!!!
Seguiremos en contacto.

-Gerardo Rodríguez
Director del Proyecto Squirrel Planner

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Las guías How-to, una solución real en la capacitación empresarial

Es común que a través de los años de experiencia laboral generamos trucos propios para lograr los objetivos encomendados, a veces los compartimos y otras tantas nos retiramos con el expertise bajo el brazo. Pero, ¿Qué pasa con los nuevos empleados y los puestos de nueva creación?, empezar desde cero es la gran tragedia en muchos de los casos.

Una interesante contribución que hace José Miguel Bolívar en su artículo “La ilusión de un futuro sin jefes”, son las diferencias entre las organizaciones del siglo pasado y la empresa actual, enfocada en producir bienes y servicios donde el aprendizaje pasa a segundo plano y es únicamente un recurso productivo.

“El taller era, sobre todo, una comunidad de aprendizaje en la que el conocimiento tácito de los maestros era transmitido a los aprendices, que a su vez lo mejorarían y transmitirían más adelante, cuando fueran maestros, a sus respectivos aprendices.”

Capacitarnos implica tiempo, dinero y esfuerzo, es el motor del crecimiento profesional y los únicos responsables de hacerlo somos nosotros. La empresa en la que trabajamos, nuestros Jefes, Directores o Gerentes, no tienen obligación moral de enviarnos a capacitación y mucho menos de transmitirnos sus conocimientos, además hace falta tiempo para ello. Afortunados somos los que recibimos ayuda desinteresada y de calidad.

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Las empresas que evolucionan implementan soluciones en línea para capacitar a sus empleados, sin gastos significativos y sin perder horas laborales. Gracias a las herramientas tecnológicas y al cambio constante en el que vivimos, desde el boom de las soluciones mobile sabemos que en Internet la opción de aprender se encuentra a un clic.

Una tendencia a resaltar en la forma de aprender en línea es el DIY: Do It Yourself. Redes Sociales como Pinterest son destacadas por estos tutoriales, se hacen y comparten de forma desinteresada con el único objetivo de enseñar a otros. Retomar las prácticas de taller, perseguir el objetivo de enseñar, implementar y mejorar en equipo es lo que nos falta para humanizar un poco nuestro trabajo diario. Existen páginas con guías paso a paso que ya comparten algunas prácticas de Recursos Humanos, Administración, Marketing, entre otros; estandarizan el proceso y lo plasman de forma fácil y sencilla para aplicar en nuestro trabajo. Recordemos que, estandarizar procesos es la base de la mejora continua, y que el proceso se aplica y modifica de acuerdo a los cambios en las necesidades.

Ser tu propio maestro es como ser tu propio jefe; por lo tanto constancia, concentración y enfoque son el punto de partida para lograr el objetivo. Compartir conocimientos nos hace crecer, y nada mejor que apoyarnos de una herramienta tan potente como Internet que nos acerca y cualifica, para entre todos lograr esa mejora continua, generando How-to-guides de calidad.

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