Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.

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Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.
Un mapa de procesos es una representación gráfica del proceso de trabajo, su objetivo es mostrar los proveedores, las entradas, secuencia de actividades, responsables, las salidas y los clientes de ese proceso.
El principal propósito de un mapa de procesos es el proporcionar a los responsables el conocimiento pleno de las actividades que realizan para hacer más eficiente a la organización de manera sistemática, permitiendo alinear sus actividades a los objetivos, misión, visión, políticas y valores de una organización.
El mapeo de procesos permite:
•    Describir de forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, y facilitar su compresión.
•    Visualizar el arreglo secuencial de las actividades incluyendo sus métricas asociadas.
•    Identificar las áreas de mejora de los procesos.
•    Facilitar el entrenamiento a los empleados.
•    Identificar las actividades que agregan valor a los procesos y sus salidas.
•    Mostrar de forma clara la interacción entre las áreas funcionales.
•    Ayudar a definir las funciones y responsabilidades de los responsables de los procesos.
•    Identificar los puntos de control y medición de un proceso para la evaluación de su desempeño.
•    Proporcionar información para la documentación de los procesos.
•    Proteger y controlar el acervo intelectual de la empresa.
Para poder elaborar un mapa de procesos recomendamos realizar las siguientes actividades:
•    Identificar la situación actual. Obtener información cuantitativa y cualitativa sobre los procesos actuales, en todas sus dimensiones. Todo lo que se puede definir, repetir, predecir y mejorar es un proceso.
•    Clasificar procesos. De acuerdo a su contribución con el logro de la misión podrían ser procesos clave, estratégicos y de apoyo.
•    Realizar mapeo de procesos de acuerdo al nivel de detalle que sea conveniente. Los mapas de procesos pueden ser creados en niveles de diagramación como:

Nivel 0: Modelo estratégico o del negocio, integra los grandes procesos (macro procesos) que incluye el alcance del proyecto.
Nivel 1: Modelo de procesos de negocio, representa procesos integrados en los grandes procesos de nivel 0.
Nivel 2: Modelo de procesos específicos, es en donde se detalla por actividad cada proceso de nivel 1.
Nivel 3: Modelo de subprocesos, comprende el conjunto de acciones que nos lleva a realizar una actividad.
Nivel 4: Modelo de actividades, describe los pasos para ejecutar cada acción.

•    Diagramación y documentación de los procesos individuales. Se identifica el tipo de simbología que la organización debe utilizar para esquematizar las actividades y elementos inmersos en sus procesos, aquí se debe definir si se requiere de fichas de procesos, manuales, procedimientos, ayudas visuales e instructivos de trabajo. Es importante desarrollar formatos apropiados para su documentación, esto asegura que un proceso pueda ser claro.
Los procesos representan una fuente de información para la toma de decisiones en nuestra organización. Actualmente, los mapas de procesos tienen diversas aplicaciones y persiguen diversos objetivos como la mejora de procesos y su uso para auditorías, el mapa de procesos es una excelente opción que marca el punto de partida de la mejora continua en una organización.

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E-Learning, su impacto en el ámbito laboral

Tomando como referencia la raíz de la palabra, e-learning se traduce como “aprendizaje electrónico”, y como tal, en su concepto más amplio comprende cualquier actividad educativa que utilice medios electrónicos para realizar todo o parte del proceso formativo.

El e-learning es un tipo de enseñanza a distancia, interactivo y flexible, que se desarrolla a través de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, explotando la generosidad del internet, esto es, que podemos adquirir y desarrollar nuevos conocimientos por medio de una interacción no presencial.


El sistema de enseñanza tradicional es incapaz de responder a las nuevas necesidades de la sociedad imponiendo barreras que dificultan el aprendizaje. Desde mi punto de vista, las tres barreras más relevantes son:

  • Problemas geográficos: Las personas residentes en áreas alejadas de centros educativos ven disminuidas sus posibilidades de acceso a la educación. De la misma manera, en urbes densamente pobladas existen personas que quieren seguir aprendiendo, pero el lugar físico donde se imparte esa enseñanza supone una lejanía que exige combinar diversos medios de transporte,     que impacta al igual de forma económica. También hay que tener en cuenta los trabajadores que son desplazados por sus empresas a diferentes lugares geográficos, lo que impide una continuidad en sus estudios; o a las personas con capacidades diferentes que pueden tener problemas a la hora de desplazarse al centro de enseñanza.
  • Problemas de tiempo: La enseñanza tradicional requiere establecer un horario en el que se reúnan profesores y alumnos. Sin embargo son muchas las personas que no pueden acudir al centro de enseñanza en ese horario, y cuando disponen de tiempo el centro de enseñanza puede no impartir docencia.
  • Problemas de demanda: Resulta complicado crear e impartir cursos formativos cuando la demanda local no justifica el esfuerzo ni la inversión. Las acciones formativas dirigidas a pequeñas poblaciones encuentran difícilmente justificación, por escaso número de alumnos potenciales, aunque tengan una gran necesidad de formarse o reciclarse en determinadas materias.

Hablando particularmente de empresas, es primordial que los empleados estén lo mejor capacitados para desarrollar sus funciones con eficiencia y eficacia, que adquieran nuevas habilidades y conocimientos para el crecimiento de la corporación; empleados que presentan sin lugar a dudas problemas de tiempo y geográficos en la mayoría de los casos.

En este sentido, el e-learning se ha presentado como una solución a la problemática anterior. El empleado puede aprender mientras trabaja, beneficiándose tanto la empresa como el colaborador. A su vez, la demanda de cursos especializados crece día a día. Las empresas invierten en la capacitación de su personal, en lugar de contratar especialistas de área que generan egresos importantes para la empresa.

De esta forma, la necesidad de las empresas de llevar a cabo una especialización profesional a través de programas de gran flexibilidad y adaptabilidad sitúan al e-learning en la rampa despegue hacia su consolidación, y lo conforman como una de las principales modalidades formativas del nuevo siglo.
Las nuevas tecnologías de e-Learning buscan lograr lo que se conoce como “Apoyo al desempeño”, esto significa aprender mientras estás realizando tu trabajo, y son una manera rápida y práctica de para que el usuario de estas herramientas sea autor su propio conocimiento.

Y esta premisa es la que buscamos fomentar desde SquirrelPlanner, herramientas que permitan a cualquiera desempeñar actividades para las que no han recibido capacitación formal, mediante píldoras de conocimiento. Pequeños videos, documentos, o instrucciones, que empoderan al trabajador para hacer cosas nuevas, dando a los gerentes de área posibilidad de contar con equipos más versátiles.

Por todo ello, podemos concluir que el e-learning se está perfilando como una nueva modalidad de formación, que permite el desarrollo de profesionales cuyo estilo de vida les impiden asistir a escuelas de enseñanza tradicional.

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Las guías How-to, una solución real en la capacitación empresarial

Es común que a través de los años de experiencia laboral generamos trucos propios para lograr los objetivos encomendados, a veces los compartimos y otras tantas nos retiramos con el expertise bajo el brazo. Pero, ¿Qué pasa con los nuevos empleados y los puestos de nueva creación?, empezar desde cero es la gran tragedia en muchos de los casos.

Una interesante contribución que hace José Miguel Bolívar en su artículo “La ilusión de un futuro sin jefes”, son las diferencias entre las organizaciones del siglo pasado y la empresa actual, enfocada en producir bienes y servicios donde el aprendizaje pasa a segundo plano y es únicamente un recurso productivo.

“El taller era, sobre todo, una comunidad de aprendizaje en la que el conocimiento tácito de los maestros era transmitido a los aprendices, que a su vez lo mejorarían y transmitirían más adelante, cuando fueran maestros, a sus respectivos aprendices.”

Capacitarnos implica tiempo, dinero y esfuerzo, es el motor del crecimiento profesional y los únicos responsables de hacerlo somos nosotros. La empresa en la que trabajamos, nuestros Jefes, Directores o Gerentes, no tienen obligación moral de enviarnos a capacitación y mucho menos de transmitirnos sus conocimientos, además hace falta tiempo para ello. Afortunados somos los que recibimos ayuda desinteresada y de calidad.

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Las empresas que evolucionan implementan soluciones en línea para capacitar a sus empleados, sin gastos significativos y sin perder horas laborales. Gracias a las herramientas tecnológicas y al cambio constante en el que vivimos, desde el boom de las soluciones mobile sabemos que en Internet la opción de aprender se encuentra a un clic.

Una tendencia a resaltar en la forma de aprender en línea es el DIY: Do It Yourself. Redes Sociales como Pinterest son destacadas por estos tutoriales, se hacen y comparten de forma desinteresada con el único objetivo de enseñar a otros. Retomar las prácticas de taller, perseguir el objetivo de enseñar, implementar y mejorar en equipo es lo que nos falta para humanizar un poco nuestro trabajo diario. Existen páginas con guías paso a paso que ya comparten algunas prácticas de Recursos Humanos, Administración, Marketing, entre otros; estandarizan el proceso y lo plasman de forma fácil y sencilla para aplicar en nuestro trabajo. Recordemos que, estandarizar procesos es la base de la mejora continua, y que el proceso se aplica y modifica de acuerdo a los cambios en las necesidades.

Ser tu propio maestro es como ser tu propio jefe; por lo tanto constancia, concentración y enfoque son el punto de partida para lograr el objetivo. Compartir conocimientos nos hace crecer, y nada mejor que apoyarnos de una herramienta tan potente como Internet que nos acerca y cualifica, para entre todos lograr esa mejora continua, generando How-to-guides de calidad.

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