How-to

Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.

| Viridiana Gomez

plan de trabajo

Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.
Un mapa de procesos es una representación gráfica del proceso de trabajo, su objetivo es mostrar los proveedores, las entradas, secuencia de actividades, responsables, las salidas y los clientes de ese proceso.
El principal propósito de un mapa de procesos es el proporcionar a los responsables el conocimiento pleno de las actividades que realizan para hacer más eficiente a la organización de manera sistemática, permitiendo alinear sus actividades a los objetivos, misión, visión, políticas y valores de una organización.
El mapeo de procesos permite:
•    Describir de forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, y facilitar su compresión.
•    Visualizar el arreglo secuencial de las actividades incluyendo sus métricas asociadas.
•    Identificar las áreas de mejora de los procesos.
•    Facilitar el entrenamiento a los empleados.
•    Identificar las actividades que agregan valor a los procesos y sus salidas.
•    Mostrar de forma clara la interacción entre las áreas funcionales.
•    Ayudar a definir las funciones y responsabilidades de los responsables de los procesos.
•    Identificar los puntos de control y medición de un proceso para la evaluación de su desempeño.
•    Proporcionar información para la documentación de los procesos.
•    Proteger y controlar el acervo intelectual de la empresa.
Para poder elaborar un mapa de procesos recomendamos realizar las siguientes actividades:
•    Identificar la situación actual. Obtener información cuantitativa y cualitativa sobre los procesos actuales, en todas sus dimensiones. Todo lo que se puede definir, repetir, predecir y mejorar es un proceso.
•    Clasificar procesos. De acuerdo a su contribución con el logro de la misión podrían ser procesos clave, estratégicos y de apoyo.
•    Realizar mapeo de procesos de acuerdo al nivel de detalle que sea conveniente. Los mapas de procesos pueden ser creados en niveles de diagramación como:

Nivel 0: Modelo estratégico o del negocio, integra los grandes procesos (macro procesos) que incluye el alcance del proyecto.
Nivel 1: Modelo de procesos de negocio, representa procesos integrados en los grandes procesos de nivel 0.
Nivel 2: Modelo de procesos específicos, es en donde se detalla por actividad cada proceso de nivel 1.
Nivel 3: Modelo de subprocesos, comprende el conjunto de acciones que nos lleva a realizar una actividad.
Nivel 4: Modelo de actividades, describe los pasos para ejecutar cada acción.

•    Diagramación y documentación de los procesos individuales. Se identifica el tipo de simbología que la organización debe utilizar para esquematizar las actividades y elementos inmersos en sus procesos, aquí se debe definir si se requiere de fichas de procesos, manuales, procedimientos, ayudas visuales e instructivos de trabajo. Es importante desarrollar formatos apropiados para su documentación, esto asegura que un proceso pueda ser claro.
Los procesos representan una fuente de información para la toma de decisiones en nuestra organización. Actualmente, los mapas de procesos tienen diversas aplicaciones y persiguen diversos objetivos como la mejora de procesos y su uso para auditorías, el mapa de procesos es una excelente opción que marca el punto de partida de la mejora continua en una organización.

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Trabaja bajo un enfoque en procesos sin perecer en el intento

| Viridiana Gomez

estrategia

Como ya lo habíamos comentado, el identificar, documentar, adaptar y optimizar los procesos de la organización permite conocer a la empresa desde la raíz, proporciona una visión desde los macro procesos, procesos, actividades, acciones o tareas, y todos contribuyen al éxito de la organización.

El enfoque a los procesos es una herramienta muy poderosa, permite hacer un cambio en cualquier nivel de la organización, las acciones a tomar involucrarán a todos los procesos y recursos, así se genera una mejora en cadena enfocándonos en las actividades que producen resultados. Esto implica identificar los diferentes procesos que interactúan para lograr un resultado y hacer que el trabajo y las interfaces entre los diferentes procesos fluyan en forma ágil y con la calidad requerida.

Para poder trabajar bajo el enfoque a los procesos de manera efectiva y sin perecer en el intento, se sugiere observar las siguientes actividades:

• Identificar y determinar los procesos de la organización.

•Obtener y diagramar toda la información cuantitativa y cualitativa de los procesos, en un Mapa de Procesos.

• Analizar y diseñar procesos capaces de lograr los objetivos de desempeño.

• Documentar e implantar los procesos.

• Medir el desempeño de los procesos.

• Determinar la madurez de los procesos.

• Identificar los elementos que deben de ser modificados en todos los procesos.

• Ejecutar e implantar las modificaciones y optimización de los procesos.

El enfoque a los procesos nos permite innovar sistemas y estructuras administrativas; requiere dedicación, responsabilidad y trabajo en equipo, un enfoque constante en la mejora continua.

El enfoque basado en los procesos no funciona si utilizamos como principal directriz el enfoque basado en los resultados, los resultados sean positivos o negativos solo pueden visualizarse al final, estamos perdiendo de vista el generador de este resultado. El enfoque a los resultados solo nos permite ver síntomas pero no la causa de la enfermedad que aqueja a nuestra organización.

Existen organizaciones que debido a su cultura pueden adaptar este enfoque de manera natural y muy fluida, existen otras en las que resulta una lucha muy larga; se recomienda que se tome como una estrategia que emane de la dirección, buscar compromiso y participación activa de todos los dueños de los procesos, ser paciente y trabajar muy duro para lograrlo.

Si la empresa en la que trabajas o diriges se presentan problemas y resultados negativos, tu tarea deberá ser centrarte en los procesos que están originando ese resultado y así encontrarás alternativas de solución que te ayudarán a generar la mejora de la situación actual, enfócate en el proceso.

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Implementa un enfoque basado en procesos, conoce sus ventajas

| Viridiana Gomez

A través de los años las empresas han experimentado cambios,  las nuevas formas de hacer negocios que se fueron implementando, generaron que la administración se adecuara.
Esos cambios ayudaron al crecimiento de las organizaciones, promoviendo el  incremento de controles, creación de niveles administrativos innecesarios, complejidad y diversidad de los productos, y el enfoque en la especialización funcional; desafortunadamente las empresas que implementaron esas estrategias perdían de vista algo fundamental: los procesos.

Procesos
Cada vez son más las empresas que enfocan sus necesidades de cambio con una visión global que integra: procesos, estructuras, tecnología, recurso humano y cultura. Los procesos definen las funciones principales que se llevarán a cabo en la empresa dentro de un orden lógico y  preciso en el que la organización operará, sin duda deben ser una prioridad. Toda organización debería identificar, documentar, adaptar y optimizar sus procesos, de ellos depende que la organización tenga la capacidad de responder de forma dinámica y certera a los factores internos y externos.
Es muy importante que desde su inicio las organizaciones tengan bien definidos elementos como: misión, visión y objetivos, de ellos se pueden establecer todos los procesos clave, las interacciones y funciones necesarias para que las empresas operen de manera eficiente. Aún cuando la empresa ya lleve operando años y funcione “bien”, es importante que identifique y transforme sus procesos de negocio, esto le dará a la organización el impulso que necesita para integrar la mejora continua.
La norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario en el elemento normativo 2.4 hace referencia al enfoque basado en los procesos de indicando que  las organizaciones que operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan entre sí, ya que lo anterior, permitirá visualizar que el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, y esta es la clave que permite que una organización funcione, ningún proceso puede operar de manera aislada porque forma parte de un todo, por lo que, el gestionar una organización bajo el enfoque basado en los procesos significa identificar y gestionar sistemáticamente los procesos empleados en la empresa y en particular las interacciones entre ellos.
Los procesos fungen como engranes de esa gran maquinaria llamada empresa. De acuerdo a mi experiencia les puedo compartir algunas de las ventajas que he identificado al trabajar con una organización enfocada en procesos:
•    Disminución en los tiempos de ciclo de los procesos, el proceso es menos costoso y más eficiente aún cuando vivimos en la era de urgencias.

•    Mejora la calidad de la salida del producto, por lo que podemos asegurar que cumple con los requisitos establecidos para su uso.
•    Incrementa la flexibilidad y adaptación de la organización a cualquier cambio que se presente impulsado por un factor interno o externo.
•    Mejora la consistencia en los resultados de los procesos al enseñar a los usuarios su interacción con las demás áreas y procesos, por lo que se sensibilizan de su importancia en la organización y trabajan de manera integrada para cumplir los objetivos establecidos.
•    Reduce los conflictos entre las áreas y ayuda a que las actividades se den de manera organizada, evitando la fuga y duplicidad de funciones.
•    Promueve entre los miembros de las áreas la retroalimentación constante para evitar el efecto “bola de nieve” en los problemas que se presenten.
•    Mejora el proceso de adaptación de los nuevos candidatos en la organización.
•    Ayuda a generar la base de conocimientos de la empresa.
•    Ayuda a que se puedan visualizar mejor las estrategias de cambio y sus efectos en toda la organización para garantizar su éxito.
•    Reduce la posibilidad de error en cualquier elemento del sistema.
Las ventajas del enfoque a los procesos se ven reflejadas en todas las áreas de la empresa, por ello no debemos perder de vista que el pensar en procesos es una excelente opción si queremos hacer más eficiente y competitiva a nuestra organización.

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Las guías How-to, una solución real en la capacitación empresarial

| Ana Gabriela Aguilar

Es común que a través de los años de experiencia laboral generamos trucos propios para lograr los objetivos encomendados, a veces los compartimos y otras tantas nos retiramos con el expertise bajo el brazo. Pero, ¿Qué pasa con los nuevos empleados y los puestos de nueva creación?, empezar desde cero es la gran tragedia en muchos de los casos.

Una interesante contribución que hace José Miguel Bolívar en su artículo “La ilusión de un futuro sin jefes”, son las diferencias entre las organizaciones del siglo pasado y la empresa actual, enfocada en producir bienes y servicios donde el aprendizaje pasa a segundo plano y es únicamente un recurso productivo.

“El taller era, sobre todo, una comunidad de aprendizaje en la que el conocimiento tácito de los maestros era transmitido a los aprendices, que a su vez lo mejorarían y transmitirían más adelante, cuando fueran maestros, a sus respectivos aprendices.”

Capacitarnos implica tiempo, dinero y esfuerzo, es el motor del crecimiento profesional y los únicos responsables de hacerlo somos nosotros. La empresa en la que trabajamos, nuestros Jefes, Directores o Gerentes, no tienen obligación moral de enviarnos a capacitación y mucho menos de transmitirnos sus conocimientos, además hace falta tiempo para ello. Afortunados somos los que recibimos ayuda desinteresada y de calidad.

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Las empresas que evolucionan implementan soluciones en línea para capacitar a sus empleados, sin gastos significativos y sin perder horas laborales. Gracias a las herramientas tecnológicas y al cambio constante en el que vivimos, desde el boom de las soluciones mobile sabemos que en Internet la opción de aprender se encuentra a un clic.

Una tendencia a resaltar en la forma de aprender en línea es el DIY: Do It Yourself. Redes Sociales como Pinterest son destacadas por estos tutoriales, se hacen y comparten de forma desinteresada con el único objetivo de enseñar a otros. Retomar las prácticas de taller, perseguir el objetivo de enseñar, implementar y mejorar en equipo es lo que nos falta para humanizar un poco nuestro trabajo diario. Existen páginas con guías paso a paso que ya comparten algunas prácticas de Recursos Humanos, Administración, Marketing, entre otros; estandarizan el proceso y lo plasman de forma fácil y sencilla para aplicar en nuestro trabajo. Recordemos que, estandarizar procesos es la base de la mejora continua, y que el proceso se aplica y modifica de acuerdo a los cambios en las necesidades.

Ser tu propio maestro es como ser tu propio jefe; por lo tanto constancia, concentración y enfoque son el punto de partida para lograr el objetivo. Compartir conocimientos nos hace crecer, y nada mejor que apoyarnos de una herramienta tan potente como Internet que nos acerca y cualifica, para entre todos lograr esa mejora continua, generando How-to-guides de calidad.

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