Conoce a detalle tu organización con el Mapa de Procesos.
Un mapa de procesos es una representación gráfica del proceso de trabajo, su objetivo es mostrar los proveedores, las entradas, secuencia de actividades, responsables, las salidas y los clientes de ese proceso.
El principal propósito de un mapa de procesos es el proporcionar a los responsables el conocimiento pleno de las actividades que realizan para hacer más eficiente a la organización de manera sistemática, permitiendo alinear sus actividades a los objetivos, misión, visión, políticas y valores de una organización.
El mapeo de procesos permite:
• Describir de forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, y facilitar su compresión.
• Visualizar el arreglo secuencial de las actividades incluyendo sus métricas asociadas.
• Identificar las áreas de mejora de los procesos.
• Facilitar el entrenamiento a los empleados.
• Identificar las actividades que agregan valor a los procesos y sus salidas.
• Mostrar de forma clara la interacción entre las áreas funcionales.
• Ayudar a definir las funciones y responsabilidades de los responsables de los procesos.
• Identificar los puntos de control y medición de un proceso para la evaluación de su desempeño.
• Proporcionar información para la documentación de los procesos.
• Proteger y controlar el acervo intelectual de la empresa.
Para poder elaborar un mapa de procesos recomendamos realizar las siguientes actividades:
• Identificar la situación actual. Obtener información cuantitativa y cualitativa sobre los procesos actuales, en todas sus dimensiones. Todo lo que se puede definir, repetir, predecir y mejorar es un proceso.
• Clasificar procesos. De acuerdo a su contribución con el logro de la misión podrían ser procesos clave, estratégicos y de apoyo.
• Realizar mapeo de procesos de acuerdo al nivel de detalle que sea conveniente. Los mapas de procesos pueden ser creados en niveles de diagramación como:
Nivel 0: Modelo estratégico o del negocio, integra los grandes procesos (macro procesos) que incluye el alcance del proyecto.
Nivel 1: Modelo de procesos de negocio, representa procesos integrados en los grandes procesos de nivel 0.
Nivel 2: Modelo de procesos específicos, es en donde se detalla por actividad cada proceso de nivel 1.
Nivel 3: Modelo de subprocesos, comprende el conjunto de acciones que nos lleva a realizar una actividad.
Nivel 4: Modelo de actividades, describe los pasos para ejecutar cada acción.
• Diagramación y documentación de los procesos individuales. Se identifica el tipo de simbología que la organización debe utilizar para esquematizar las actividades y elementos inmersos en sus procesos, aquí se debe definir si se requiere de fichas de procesos, manuales, procedimientos, ayudas visuales e instructivos de trabajo. Es importante desarrollar formatos apropiados para su documentación, esto asegura que un proceso pueda ser claro.
Los procesos representan una fuente de información para la toma de decisiones en nuestra organización. Actualmente, los mapas de procesos tienen diversas aplicaciones y persiguen diversos objetivos como la mejora de procesos y su uso para auditorías, el mapa de procesos es una excelente opción que marca el punto de partida de la mejora continua en una organización.
