Trabaja bajo un enfoque en procesos sin perecer en el intento

Como ya lo habíamos comentado, el identificar, documentar, adaptar y optimizar los procesos de la organización permite conocer a la empresa desde la raíz, proporciona una visión desde los macro procesos, procesos, actividades, acciones o tareas, y todos contribuyen al éxito de la organización.

El enfoque a los procesos es una herramienta muy poderosa, permite hacer un cambio en cualquier nivel de la organización, las acciones a tomar involucrarán a todos los procesos y recursos, así se genera una mejora en cadena enfocándonos en las actividades que producen resultados. Esto implica identificar los diferentes procesos que interactúan para lograr un resultado y hacer que el trabajo y las interfaces entre los diferentes procesos fluyan en forma ágil y con la calidad requerida.

Para poder trabajar bajo el enfoque a los procesos de manera efectiva y sin perecer en el intento, se sugiere observar las siguientes actividades:

• Identificar y determinar los procesos de la organización.

•Obtener y diagramar toda la información cuantitativa y cualitativa de los procesos, en un Mapa de Procesos.

• Analizar y diseñar procesos capaces de lograr los objetivos de desempeño.

• Documentar e implantar los procesos.

• Medir el desempeño de los procesos.

• Determinar la madurez de los procesos.

• Identificar los elementos que deben de ser modificados en todos los procesos.

• Ejecutar e implantar las modificaciones y optimización de los procesos.

El enfoque a los procesos nos permite innovar sistemas y estructuras administrativas; requiere dedicación, responsabilidad y trabajo en equipo, un enfoque constante en la mejora continua.

El enfoque basado en los procesos no funciona si utilizamos como principal directriz el enfoque basado en los resultados, los resultados sean positivos o negativos solo pueden visualizarse al final, estamos perdiendo de vista el generador de este resultado. El enfoque a los resultados solo nos permite ver síntomas pero no la causa de la enfermedad que aqueja a nuestra organización.

Existen organizaciones que debido a su cultura pueden adaptar este enfoque de manera natural y muy fluida, existen otras en las que resulta una lucha muy larga; se recomienda que se tome como una estrategia que emane de la dirección, buscar compromiso y participación activa de todos los dueños de los procesos, ser paciente y trabajar muy duro para lograrlo.

Si la empresa en la que trabajas o diriges se presentan problemas y resultados negativos, tu tarea deberá ser centrarte en los procesos que están originando ese resultado y así encontrarás alternativas de solución que te ayudarán a generar la mejora de la situación actual, enfócate en el proceso.